Quer ser mais produtivo? Faça estas 11 coisas

Já pensou porque será que estamos tão obcecados em ser produtivos? Talvez porque na era digital torna-se mais difícil evitar distrações do que realmente fazer o que tem a fazer – já para não falar da euforia que é ter tido um bom dia de trabalho. Esta procura pela produtividade levou a uma certa ilusão do que realmente significa ser-se produtivo, o que não é muito mais do que riscar tarefas da sua lista de afazeres. No entanto, as pessoas verdadeiramente produtivas não estão focadas em fazer mais, antes pelo contrário. Se quer mesmo ser eficiente, terá de fazer menos coisas e tentar incutir estes hábitos no seu quotidiano:

Realizar tarefas durante o dia de trabalho não significa necessariamente fazer o máximo possível num determinado período de tempo. Pense: precisa mesmo de ter 10 tarefas na sua lista? Adote uma mentalidade de "menos é mais" e concentre-se em apenas tratar das coisas que importam no momento.

Depois de várias horas de trabalho, não ignore os sinais de cansaço do corpo se estas estão a dizer-lhe que está na altura de fazer uma pausa. Dê um momento a si próprio para se "refrescar" e faça uma caminhada, coma um snack ou faça uma pequena sessão de meditação. Voltará com as energias recarregadas e pronto para alcançar o seu potencial máximo.

É um dos maiores inimigos da produtividade começar a sua manhã a ver e-mails e calendários, dá-lhe facilmente a sensação de sobrecarga. Comecerá melhor o dia ao ignorar os emails antes do horário de trabalho, tomar um bom pequeno almoço, ler as notícias, meditar ou fazer exercício. Isso vai fazer com que tenha a energia necessária para um dia mais eficaz.

De modo a conseguir aproveitar melhor as manhãs, mesmo que não tenha muitas horas disponíveis antes de ir trabalhar, acorde cedo para cumprir algumas tarefas de forma mais tranquila, e organizar o que quer fazer ao longo do dia.

Resolva o que considera mais desafiante enquanto está "fresco". Se tem um dia ocupado pela frente ou muitas reuniões, guarde-as para a tarde e prepare-se de manhã. Ao estabelecer um horário semelhante poderá gerir o seu tempo de forma mais produtiva.

O e-mail pode ser uma forma de distração de tarefas que importam – não caia nessa armadilha. Por exemplo, as pessoas costumam incluir muitas outras em e-mails para evitar ter de escrever repetidamente, mas quando recebemos um e-mail em que muitas pessoas estão em "CC", é melhor responder diretamente a quem lhe interessa. Se a cadeia de e-mails ultrapassar as duas respostas, está na altura de usar o telemóvel.

Provavelmente desenvolveu alguns hábitos contraproducentes ao longo dos anos. Tente controlar as suas distrações: se vê os seus e-mails constantemente, planeie uma hora específica para a gestão da sua caixa de entrada.

Embora ninguém o admita, a preguiça é o primeiro fator que contribui para a perda de produtividade. Mais do que as "pausas para café", há ainda uma variedade de "métodos de gestão de tempo" que se tornam em formas de escapar ao verdadeiro trabalho, como é o caso de reuniões e e-mails. Tente moderar estes acontecimentos para conseguir fazer as coisas que mais importam da forma eficiente.

Não tente fazer 10 coisas de uma vez e tenha consciência de que não é omnipotente. Mudar de tarefas mais do que cinco vezes por dia baixa a sua produtividade e cria a ideia que que tem uma quantidade infinita de coisas a fazer.

No que toca a tomar decisões, dê o ok assim que tiver tudo pronto e confirmado, evitando pensar demasiado em tudo o que tem para fazer. Deixe a insegurança de parte, lembre-se que só vai atrapalhar o seu trabalho.

Treine a sua capacidade de delegar e confiar em quem trabalha consigo, pois essas serão as pessoas que o ajudarão, evitando assim a sobrecarga. Além disso, com outras opiniões e competências a funcionar em conunto o trabalho de todos será automaticamente mais produtivo.